Pautas para el expositor

HFA se reserva el derecho de aceptar o rechazar a un expositor potencial por cualquier motivo. No se aceptará ninguna exhibición si la HFA determina que es de mal gusto, ofensiva para los asistentes, promueve una actividad que no es ética o ilegal o, en general, no está de acuerdo con el carácter y propósito del Simposio.

Política de cancelación

Stand de expositor Las cancelaciones de stand de expositor enviadas antes del 15 de febrero de 2024 darán lugar a una tarifa administrativa 10%. Después del 15 de febrero, no habrá reembolsos. El aviso de cancelación debe enviarse a hfaexhibitors@hemophiliafed.org. Cancelación de asistente del expositor Las cancelaciones de asistentes del expositor presentadas antes del 16 de marzo de 2024 resultarán en una tarifa administrativa 10%. Después del 16 de marzo no habrá reembolsos. El aviso de cancelación debe enviarse a Expositores de la HFA.

Alojamiento en hoteles

Reservar habitaciones

Los expositores pueden reservar salas utilizando el Reservar una habitación enlace en este sitio web. Los expositores no podrán reservar más de 10 habitaciones en el hotel de la conferencia sin el permiso de la HFA. Si se requieren más de 10 habitaciones, debe firmar y cumplir con un contrato para cubrir los cargos por cancelación o penalizaciones por deserción. Para reservar más de 10 habitaciones, contactar Expositores de la HFA.

Pautas sobre el espacio del stand/exhibición

Asignaciones de espacio y diseño

El espacio de exhibición es limitado y se reservará por orden de llegada. Si es necesario reubicar a un expositor después de que se haya aceptado una reserva, HFA se comunicará con el expositor. Todas las representaciones del stand deben enviarse para su aprobación antes del 1 de marzo de 2024. Envíe las representaciones del stand a: Expositores de la HFA.

Códigos y acuerdos de exhibición

El expositor deberá construir su exhibición para cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. El expositor no deberá, ni permitirá que otros hagan, nada en su espacio de exhibición ni en las instalaciones del evento que pueda causar una diferencia en las condiciones de las previamente aprobadas.

Restricciones de altura

El punto más alto de un stand o señalización no excederá los 8 pies, excepto el espacio de exhibición reservado para patrocinadores diamantes, platino u oro, que puede tener un punto más alto de 10 pies. HFA se reserva el derecho de retirar el stand si se exceden los límites de tamaño.

globos

Los globos están prohibidos.

Operación y conducta del expositor en la sala de exposiciones

Alimentos y bebidas

Se podrán dispensar alimentos y bebidas desde el stand del expositor dentro de las siguientes pautas:

• Cualquier alimentación deberá ser coordinada con el equipo de catering/alimentos y bebidas del hotel.
• El área de distribución debe mantenerse limpia y atractiva.
• Todos los asistentes al evento deben tener la oportunidad de recibir muestras.

Permanecer en el espacio de exhibición designado

Todas las actividades promocionales se llevarán a cabo dentro del espacio del stand del expositor. Cualquier actividad o exhibición dentro de los stands no deberá interferir con ningún stand vecino, incluidos, entre otros, ruido excesivo o luces intermitentes. Si resulta molesto, se le pedirá que suspenda la actividad. Los expositores no podrán utilizar entretenimiento ambulante, ni distribuir materiales en ningún área fuera de su stand de exhibición.

Libros, firmas de libros y apariciones de celebridades

La distribución de libros o la celebración de firmas de libros o celebridades en su espacio de exhibición solo se puede realizar con el permiso previo por escrito de la HFA. Interacciones de los asistentes Reuniones de la industria con la comunidad HFA desalienta a los expositores a entretener, reunirse o organizar eventos separados para miembros/asistentes de la comunidad durante la totalidad del Simposio. Los expositores no entretendrán a los miembros de la comunidad durante las sesiones o eventos activos del Simposio. HFA se reserva el derecho de prohibir cualquier conducta o actividad que considere inconsistente con sus políticas y propósito.

Uso del tiempo en la sala de exposiciones

El contacto entre expositor y participante debe realizarse en los stands de la sala de exhibición durante el horario de exhibición. HFA anima a los participantes a concentrarse en asistir a las sesiones del Simposio durante el horario de sesión.

Política de Solicitud de Expositores

Recopilación de información de los asistentes Los expositores pueden proporcionar una hoja de registro voluntario para facilitar las solicitudes de los consumidores. La información proporcionada por el participante debe ser para propósitos específicos y no puede estar vinculada a ningún premio o incentivo del expositor (por ejemplo, si el expositor establece una “lista de correo” para contacto informativo posterior al Simposio, el propósito de la lista debe ser claramente establecido). Los participantes pueden solicitar información o artículos adicionales a los expositores que se proporcionarán después del Simposio.

Fotos

Sea respetuoso y use su buen criterio al tomar fotografías y/o videos durante el Simposio. No se permiten fotografías ni videos durante el Simposio sin el consentimiento previo del participante adulto. Las fotografías y videos tomados de niños durante el Simposio están prohibidos y no pueden usarse de ninguna forma pública sin el consentimiento por escrito de los padres o tutores legales del niño. El personal de HFA se reserva el derecho de ver los formularios de consentimiento firmados en cualquier momento.

Rifas

No se permiten rifas en los stands de los expositores, pero los premios de la rifa se pueden donar a HFA para que se sorteen en su nombre durante las sesiones generales y/o las comidas. Se dará reconocimiento a los donantes de la rifa en el momento de la rifa. Contacto Expositores de la HFA si deseas hacer una donación.

Provisiones generales

La HFA tiene plena autoridad para interpretar y hacer cumplir todas las regulaciones del evento y el poder de realizar modificaciones y/o regulaciones adicionales que se consideren necesarias para la correcta realización del evento. Dichas decisiones serán vinculantes para todos los expositores del evento. El incumplimiento de cualquier norma o reglamento puede ser motivo suficiente para que la HFA exija la eliminación inmediata del expositor infractor y puede resultar en la pérdida de derechos adicionales para exhibir en futuros eventos patrocinados por la HFA, junto con todas las tarifas pagadas. La HFA podrá arrendar cualquier espacio así cedido a otro expositor. El Simposio HFA es un evento familiar donde están presentes niños y menores. HFA se reserva el derecho, en cualquier momento y por cualquier causa razonable, de exigir el suministro de información y/o la presentación a verificaciones de antecedentes de cualquier persona que trabaje con o esté expuesta a niños y menores en el evento. El incumplimiento de dicha solicitud dará lugar a la expulsión del evento y de las instalaciones.

maleta

A aquellos que lleven maletas se les pedirá que se vayan y se les prohibirá participar en futuros eventos de la HFA. Hacer maletas es una práctica comercial poco ética y estrictamente prohibida. La maleta ocurre cuando alguien que no ha comprado un patrocinio o espacio de exhibición distribuye materiales promocionales o solicita negocios. Por ejemplo, un representante de la empresa se registra como asistente o miembro de la comunidad y luego trabaja en el piso de exhibición, repartiendo artículos promocionales e información en los pasillos. O bien, una empresa alquila una sala de conferencias en el lugar del evento y luego dirige a los asistentes fuera de la sala de exposiciones a su propio espacio. A las personas empleadas por empresas que no sean expositores registrados se les prohibirá usar ropa o logotipos de la empresa en el evento de la HFA.

Reglas y regulaciones

La Hemophilia Federation of America es una organización benéfica nacional sin fines de lucro fundada para ayudar y defender a las familias con trastornos de la coagulación. La conferencia del Simposio educativo anual está diseñada como una reunión comunitaria para que los pacientes y sus familias obtengan información y reciban educación. No es una feria corporativa ni una conferencia médica. De acuerdo con la intención de la reunión, se describen las siguientes Reglas y Reglamentos. Estas reglas brindan orientación a los expositores y ofrecen parámetros para mantener un ambiente familiar donde la comodidad y los beneficios para las familias asistentes de la comunidad son la prioridad. Se deberán cumplir estrictamente todas las reglas de seguridad y contra incendios aplicables del lugar y jurisdicción del evento y también se aplicará lo siguiente, sin excepción. La violación de las reglas y/o leyes aplicables aquí puede resultar en la cancelación del espacio del Expositor por parte de HFA sin previo aviso y sin obligación de reembolsar el dinero pagado previamente. HFA además se reserva el derecho de rechazar la solicitud del Expositor para exhibir en eventos futuros de HFA. Además, HFA, a su absoluta discreción, tendrá derecho en cualquier momento a ingresar e inspeccionar el área ocupada por el Expositor. Los expositores y sus representantes deberán, en todo momento, comportarse de manera profesional y ética.

Protección de instalaciones y responsabilidad

Cualquier costo de reparación debido a daños del proveedor será facturado y pagado por el proveedor. HFA no es responsable de la seguridad de las exhibiciones contra robo, accidente, incendio, casos fortuitos, vandalismo o cualquier otra causa.

Listado y materiales promocionales

El expositor otorga a HFA una licencia no exclusiva, perpetua y totalmente pagada para usar, mostrar y reproducir el nombre del expositor en cualquier directorio o listado de expositores del evento y para usar dichos nombres en materiales promocionales. HFA no será responsable de ningún error en ningún listado ni de omitir a ningún expositor de cualquier directorio o listado relacionado con el evento.

Responsabilidad y Seguros

Este acuerdo no constituirá ni se considerará una sociedad, relación empleador-empleado, empresa conjunta o agencia entre HFA y el expositor. Por el presente, el expositor acepta e indemniza, exime de responsabilidad y defiende a HFA, sus funcionarios, directores, empleados, agentes, afiliados y subsidiarias (colectivamente, "Parte indemnizada"), de y contra toda responsabilidad, pérdida, daño. , costo o gasto de cualquier tipo (incluidos, entre otros, costos, intereses y honorarios de abogados) en los que cualquier Parte Indemnizada pueda incurrir, sufrir, ser obligada a pagar o estar obligada a pagar, incidental o que surja directa o indirectamente de cualquier acto u omisión por parte del Expositor o cualquiera de sus empleados, servidores o agentes. El expositor además acepta que la parte indemnizada no será responsable de ninguna manera por daños, pérdida o destrucción de cualquier propiedad del expositor o lesiones al expositor o sus representantes, agentes, empleados, licenciatarios o invitados. Los expositores deberán obtener pólizas de seguro que cubran los materiales de exhibición en el evento de la HFA. Los expositores deberán contar con un seguro de responsabilidad civil, lesiones corporales y daños a la propiedad. Dicho seguro nombrará a la instalación del evento, a HFA y al contratista general oficial como asegurados nombrados adicionales. Previa solicitud, el expositor deberá proporcionar un certificado de seguro a HFA.

Limitación de daños

Cualquier parte indemnizada no será responsable ante el expositor, ya sea por contrato o agravio, por cualquier monto que exceda la tarifa de alquiler del espacio de exhibición en relación con cualquier daño, incluida la pérdida de ganancias, que surja de o esté relacionado con el evento HFA, el alquiler de espacio de exhibición, la conducta de HFA, cualquier incumplimiento de este Acuerdo o cualquier otro acto, omisión o suceso.

Protección de las instalaciones de exhibición

El Expositor está expresamente obligado, a su costa, a pagar o reparar puntualmente cualquier daño a las instalaciones de exhibición, al equipo del stand o a la propiedad de otros causados por el Expositor o cualquiera de sus empleados, agentes, contratistas o representantes.